オフィスの整理は業務を円滑に進めるために不可欠ですが、業種によっては、多忙が原因で乱雑な状態のままになってしまうことがあります。
特に書類やOA機器を複数置いているオフィスは整理整頓が行き届かなくなることが多いため、掃除に手間がかかってしまうのが欠点です。
また、オフィス移転の際は所持している設備のすべてを移動させる必要がありますが、書類やOA機器はかさばりやすいので、素人作業では破損や紛失などのトラブルに見舞われやすくなります。
業種によっては個人情報が含まれている物もあることから、取り扱いには細心の注意を払う必要があるでしょう。
オフィス移転時には清掃業者をおすすめする理由
掃除の際に生じる書類やOA機器の紛失が情報漏えいに繋がるケースもあるため、オフィス移転に伴う掃除は信頼出来る清掃業者に依頼するのが無難な対処法です。
清掃業者は臨機応変に対応してくれる
清掃業者はオフィス移転に伴う掃除の手順をマニュアル化しているので、無駄な動きの無い迅速な作業が可能になっています。
書類やOA機器の整理作業を代行するサービスを提供している所もあるため、移転作業に時間を割く余裕が無いオフィスの要望にも対応出来るのが大きなメリットです。
都市部のオフィスは雑居ビル内にあることが多いので、共有スペースを占有しないように移転作業を進めるのが社会的なマナーですが、清掃業者であれば短時間で作業を済ませることが出来るためトラブルを起こさずに完了させることが出来ます。
清掃業者選びは慎重に
その一方で、同じ掃除でも清掃業者によって仕上がりの良し悪しが大きく変わることから、利用の際は慎重に判断する必要があります。
同じ作業でも出来の良し悪しが業者によって大きく異なることから慎重な選択が求められます。
また、清掃作業の内容によって費用も変わるため、事前の見積もりをしっかり確認して判断するようにしましょう。
オフィスで使われているOA機器の扱いについては内部のデータを別に保存しておくのがトラブルを避けるための工夫ですが、
データ管理はOA機器の使用者に責任がある点を忘れないようにしましょう。
書類については必要な物だけを残し、保管期限が過ぎた物など使う機会が無い物は廃棄するのが移転作業を迅速に済ませるための心得です。
書類の廃棄についても情報漏えいを防ぐことが大切ですので、データ廃棄を代行する業者に任せるのが社会的な責務になります。
清掃業者によってはデータ廃棄も受け付けているところがあるので、移転作業をより効率的に行うことが出来るようになっています。
オフィス移転時の注意点
ここからは、オフィス移転時の注意点を解説します。
残留物は残さないようにする
オフィス移転に伴う掃除は、一切の残留物が無いように仕上げることが必要です。
特に賃貸物件からの移転は家主に迷惑をかけてしまう原因になるため、わずかでも忘れ物が生じないように入念な確認が不可欠です。
家主立ち会いのもとで確認作業をする
また、物件の付属設備を誤って持ち出さないように、事前の確認を済ませておくのも円滑な作業のための条件です。
レンタルオフィスによってはOA機器が付随している物件もあることから、必ず家主の立会いの下で確認するのがトラブルの無い移転作業に繋がります。
清掃業者は外部の第三者になりますから、個人情報などの重要なデータには触れさせないようにするのが情報を管理する側の責任ですが、その一方でOA機器の運搬を任せる際には特に慎重な対応を求める必要があることを理解するのも大切なポイントです。
清掃業者に委託しないで作業する場合
オフィス移転と掃除を業者に任せずに自分たちで行う際は、時間をかけ過ぎないように効率的な手順を決めておくのが重要になります。
書類やOA機器の取り扱いは外部への流出が起きないように作業の合間ごとに確認を行う他、不要なデータ廃棄は移転作業の前に済ませておきます。
オフィス家具などの大型の荷物は出来るだけ小さく分解するのが持ち運びの手間を簡略化させるための工夫です。
オフィスが高層階にある場合は運搬中の事故を防ぐことも重要なポイントになりますから、荷物の大きさや重さにも気を配ることを心がけます。
運搬中の破損や紛失を防ぐために梱包材に品名を記載するなど、種類別にまとめて保管するように工夫しましょう。
荷物をすべて持ち出した後の掃除は、汚れが残らないように綺麗に仕上げるのが社会的なマナーのため、丁寧に作業します。
家庭用の清掃用品で殆どの汚れは除去出来ますが、業種によっては大量の汚れがこびり付いているケースもあるので、場合によっては業務用の強力な洗剤や工具が必要になる場合もあります。
オフィスの建材を傷めないように慎重な清掃作業を行い、発生した汚水の処理も地域のルールに沿って行うことを心がけましょう。
汚水をそのまま放置すると周囲を汚損してしまいますから、必ず適切な方法による処理を行います。
オフィスの社員で行う掃除は費用を安く抑えることが出来る利点がある一方で時間がかかりやすく、移転作業中はオフィスでの業務に従事出来ない欠点があります。
加えて、移転作業時にトラブルが発生した場合の責任はすべて自分たちが負うことになる点も併せて注意する必要が出てきます。
掃除の仕上がりも専門業者と比べると劣ってしまうため、汚れが酷い場合の対処が難しくなることも考えられます。
家庭用の洗剤では除去できない汚れが多数残っているなど、状況に応じては専門業者に任せるなど適切に判断するのが無難です。
オフィスの移転を済ませた後はすぐに業務が再開出来るようにすることが大切ですから、仕事に用いるデータは別に保管しておくのが賢明な対処法です。
また、業種によっては常に窓口を開放しておく必要があるため、他のオフィスに業務を引き継ぐ手続きを済ませておくのが業務を遅滞なく進める条件になります。
書類やOA機器の整理は業務に従事している社員が行うのが最適ですが、場合によっては専門業者に任せる方が時間をかけず、良い結果を得られることもあります。
まとめ
大抵の会社では移転後、迅速に業務を再開する必要があるので、プロの業者に作業の一切を任せるのが賢い選択と言えるでしょう。
その一方で業者による作業は出費が嵩みやすいことから、予算に合わせた作業プランを選ぶように気を配ります。
複数の清掃業者を比較して、金額とサービス内容が釣り合っている所を選ぶのが満足出来る結果を得るためのコツです。
